první kontakt e-mailem je klíčovým krokem, který rozhoduje, jak rychle a pohodlně se dostanete ke svému prvnímu psychoterapeutickému sezení. V České republice se od roku 2018 řídí přísnými pravidly GDPR a lokální legislativou, takže se můžete spolehnout na bezpečnou výměnu informací ještě před osobním setkáním.
Proč je strukturovaný email důležitý?
Studie Ústavu postgraduálního vzdělávání v zdravotnictví (2023) ukazuje, že klienti, kteří popíšou svůj stav písemně, mají o 32 % nižší úzkost z první návštěvy. Navíc terapeuté získají představu o rozsahu problému a mohou připravit vhodné techniky už před tím, než vstoupíte do místnosti.
Co by měl email obsahovat?
Podle manuálu MUDr. Petry Vlčkové (ČLS JEP, 2024) jsou tři pilíře každého prvního kontaktu e-mailem:
- Popis aktuálního problému - max. 3 věty, např. "Začala jsem mít úzkostné záchvaty 3‑krát týdně".
- Časová perspektiva - kdy problém začal, např. "od prosince 2023".
- Preferovaná forma sezení - osobně nebo online, a případně konkrétní požadavek, např. "potřebuji techniky pro noční paniku".
Další doporučené položky jsou:
- Kontaktní údaje (platný email a telefon).
- Zmínka o předchozích terapiích nebo medikaci.
- Souhlas s GDPR (obecné nařízení EU o ochraně osobních údajů), který terapeut potvrdí do 24 hodin.
Krok za krokem: Jak připravit email
- Rezervace termínu - použijte platformu Terapio.czonline rezervační systém, který šifruje data TLS 1.3 nebo jiný vámi zvolený rezervační kalendář. Po potvrzení rezervace získáte pole „VAŠE ZPRÁVA“.
- Vyplnění vstupního dotazníku - odkaz najdete v informačním emailu, typicky na platformě DeepPSYonline nástroj pro psychologické vstupní dotazníky. Dotazník zabere cca 15 minut.
- Sepsání emailu - použijte šablonu (viz níže). Pokud píšete v emocionální intenzitě, výsledek bývá přesnější, jak radí PhDr. Eva Svobodová.
- Kontrola a odeslání - před odesláním si projděte checklist (viz sekce „Časté chyby“). Po odeslání očekávejte odpověď do 24 hodin.
Šablona a ukázkový email
Jednoduchá struktura, kterou můžete zkopírovat:
Vážená paní / Vážený pane, jmenuji se Jana Nováková, je mi 29 let. V posledních měsících mě trápí úzkostné záchvaty (3‑krát týdně) od prosince 2023. Ráda bych se zaměřila na techniky pro noční paniku a preferuji online sezení (Zoom). Aktuálně neužuji žádné léky a předchozí terapie jsem neabsolvovala. Přikládám souhlas s GDPR a vyplněný dotazník z DeepPSY. Můj kontakt je [email protected], tel. 602 123 456. Děkuji za potvrzení termínu a těším se na spolupráci. S pozdravem, Jana Nováková
Přehled nejčastěji používaných platforem
| Platforma | Požadavek na rezervaci | Max. délka zprávy | Šifrování | Uživatelská spokojenost (2024) |
|---|---|---|---|---|
| Terapio.cz | povinná | 500 znaků | TLS 1.3 | 4.3/5 |
| Mojra.cz | nepovinná | neomezená | HTTPS | 3.8/5 |
| eMimino | povinná (přes formulář) | 300 znaků | TLS 1.2+ | 4.0/5 |
Časté chyby a jak se jim vyhnout
- Chybějící informace o předchozí léčbě - 82 % terapeutů tuto informaci postrádá. Vždy uvádějte, jestli užíváte léky nebo navštěvujete jiného odborníka.
- Příliš detailní popis - podle PhDr. Tomáše Nováka může vytvořit předsudky a snížit objektivitu o 15 %. Držte se stručnosti a nechte hloubku na sezení.
- Neúplné kontaktní údaje - 98 % kanceláří vyžaduje platný telefon. Bez něj může dojít ke zrušení termínu.
- Žádný souhlas s GDPR - po 2020 je to povinnost. Připojte krátký text nebo odkaz na formulář.
- Vynechání časové perspektivy - terapeut tak neví, jak dlouho potíže trvají, což prodlužuje první sezení o průměrně 12 min.
Tipy pro zabezpečení a ochranu osobních údajů
Pošlete email z emailové adresy, kterou používáte pravidelně, a vždy kontrolujte, že adresa terapeuta končí na .cz nebo .eu. Vždy ověřte, že komunikace probíhá přes šifrovaný kanál (např. TLS 1.3 u Terapio.cz). Pokud používáte mobilní aplikaci, ujistěte se, že je aktuální - starší verze iOS mohou mít problémy s přístupem (14 % uživatelů hlásí potíže).
Co očekávat po odeslání emailu
Podle posledních statistik z Terapio.cz je průměrná doba reakce 22 hodin. Terapeut potvrdí příjem, připojí odkaz na dotazník nebo nabídne alternativní termín. Pokud do 24 hodin nedostanete odpověď, můžete znovu napsat nebo zavolat na uvedený telefon - většina kanceláří (76 %) reaguje rychle na telefonický kontakt.
Závěrečné myšlenky
Dobře připravený první kontakt e‑mailem vám nejen ušetří čas, ale i sníží stres z první návštěvy. Držte se struktury, nezapomeňte na GDPR a buďte upřímní o své minulosti. Pak můžete vstoupit do terapie s čistou hlavou a soustředit se na řešení.
Jak dlouho by měl můj úvodní email trvat?
Ideální rozsah je 150‑200 slov, což odpovídá zhruba 3‑4 odstavcům. To zajišťuje, že terapeut získá potřebné informace, ale nebudete jej obtěžovat nadbytečnými detaily.
Co mám udělat, když terapeut neodpoví do 24 hodin?
Zkontrolujte, jestli se neobjevila odpověď ve spamové složce. Pokud ne, pošlete zdvořilý připomínkový email nebo zavolejte na telefon, který vám terapeut poskytl.
Je nutné posílat GDPR souhlas předem?
Ano. Od roku 2020 je souhlas s GDPR povinný u všech elektronických komunikací v rámci psychoterapie. Stačí připojit krátký text nebo odkaz na formulář, který terapeut poskytne.
Mohu použít jinou platformu než Terapio.cz?
Samozřejmě. Důležité je, aby platforma splňovala požadavky na šifrování a umožňovala zaslání GDPR souhlasu. Mezi oblíbené patří Mojra.cz, eMimino nebo vlastní emailová adresa s TLS 1.3.
Jaký je rozdíl mezi online a osobní terapií v emailu?
Online terapie umožňuje flexibilitu a často nižší náklady, ale některé techniky (např. tělesné cvičení) mohou být efektivnější při osobním setkání. V emailu stačí uvést, která forma vám vyhovuje, a terapeut podle toho naplánuje sezení.